Warum Kanzleien ohne DMS in Zukunft verlieren?
DMS als Startschuss in die Digitale Transformation
Ihr Unternehmen soll zukunftsfähig bleiben? Dann müssen Sie mit der digitalen Transformation Schritt halten: effizient, dauerhaft und nachhaltig – keine Frage. Im ersten Schritt braucht es dafür eine solide Grundlage für digitale Prozesse. Der erste Change vollzieht sich durch die Ablösung papierbasierter Informationen hin zu digitalen Dokumenten und Prozessen.
Daten sind im Unternehmen oft überall verteilt: in Papierarchiven, auf File- und Mailserver oder ERP-, CRM- und Ticketsystemen. Um Daten elektronisch zu nutzen, müssen alle im Unternehmen verteilten Informationen erstmal zentral zusammengefasst und anschließend digitalisiert werden.
Das funktioniert am besten mit modernen Informations-Management-Systemen, besser bekannt als Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Ein DMS sorgt nicht nur für die optimale Verwaltung von Dokumenten, sondern auch für die Optimierung von unternehmensweiten Vorgängen und Prozessen.
Nur Digitalisieren reicht nicht!
Geht es um die Herausforderungen bei der Bewältigung der täglichen Informationsflut, dann können Anwaltskanzleien viele Lieder davon singen.
Täglich strömt eine Unmenge an Dokumenten in die Kanzlei-Verwaltung: interne Schriftsätze, Entwürfe, Recherchen oder Gutachten, die archiviert und weiterverwertet werden müssen. Hinzu kommen spezielle, datenschutzrechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung. Allein durch die Digitalisierung der Informationsflut wird das Dokumentenmanagement allerdings nicht effizienter.
Es geht darum, Dokumente richtig zu lenken, Informationen schnell und jederzeit zur Verfügung zu stellen und Akten transparent nutzbar zu machen. Herrscht in einer Kanzlei kein einheitliches Verfahren zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten, geht der Überblick schnell verloren.
Laut Aussage verschiedener Beratungsfirmen verschwenden mittelständische Unternehmen bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen. Mit Hilfe eines DMS wird täglich, pro Mitarbeiter mindestens eine halbe Stunde Zeit für Ablage und Suche eingespart.
Papier und Digital sind gleichgesetzt
Spätestens seit der Staat mit dem Justizkommunikationsgesetz offiziell den elektronischen Rechtsverkehr abgesegnet hat, ist deutlich, dass die Digitalisierung auch in Anwaltskanzleien zunehmend Einzug hält. Der Beschluss stellt E-Mails und Computerfaxe den Briefen und Schriftstücken in der juristischen Korrespondenz gleich.
Jetzt ist es wichtig, dass die gesamte Kommunikation zentral und projektzugehörig zur Verfügung steht. E-Mail-Systeme lassen sich in ein DMS integrieren: Die digitale Kommunikation mit Gerichten, Rechtsanwälten, Mandanten, Bundes- und Landeskammern wird dadurch immer projektabhängig archiviert und kann schnell gefunden werden.
Wer es weiß, gewinnt
Wissensmanagement: Für erfolgreiche Anwaltskanzleien ein Muss. Für ein DMS ein Leichtes. Spannende Beiträge aus juristischer Fachliteratur, wichtige Urteile oder Recherchen verwaltet ein DMS zentral und für alle zugänglich. Weiterhin lassen sich sämtliche Schriftstücke einscannen und über eine einheitliche Indexierung zu Akten, Vorgängen und Beteiligten zuweisen. Über die DMS-Suchfunktion finden Kollegen schnell passende Passagen aus umfangreichen Urteilsbegründungen und Gutachten.
Informationsverfügbarkeit
Mehrere Kollegen an unterschiedlichen Standorten arbeiten an einem größeren Verfahren und nutzen dieselben Dokumente. Ohne DMS kommt es oft zu Doppelablagen, Unsicherheit über den aktuellen Status, Mehrarbeit und Zeitverlust. Die ständige Verfügbarkeit der richtigen Informationen on demand ist für ein DMS-System Grundvoraussetzung.
Alle Standorte einer Kanzlei lassen sich im System vernetzen. Akten sind standortübergreifend jederzeit auf dem aktuellsten Stand. Jeder Kollege greift auf die relevanten Daten zu und kann sie bearbeiten. Während der Bearbeitung ist das Dokument vor weiterer Bearbeitung geschützt. Andere Kollegen werden beim Aufrufen der Datei automatisch informiert, dass sie in Bearbeitung ist. In der Dokument-Historie ist immer ersichtlich, wer, wann und welche Änderung vorgenommen hat. Die Konsequenz: optimale Transparenz und Informationsverfügbarkeit.
Schnelle Auskunft macht Mandanten glücklich
Brauchte ein Mandant früher Informationen, mussten erst mühsam die Akten herausgesucht und die entsprechenden Passagen gefunden werden. Mit einem DMS werden Unterlagen per Mausklick zusammengestellt und gesuchte Passagen sofort gefunden. Die Auskunft erfolgt in Sekundenschnelle.
Tschüss Archivkeller
Anwaltskanzleien sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Mandantenakten über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Das kostet viel Archivraum. In einem DMS werden die Akten und Archive komplett elektronisch geführt und archiviert. Das spart nicht nur Platz, sondern gewährleistet auch die revisionssichere Archivierung sowie die Datensicherheit.
Fazit: In jedem Fall vorbereitet
Eine DMS-Lösung ist eine Maßanfertigung. Neben den hier kurz angeschnittenen Themen, gibt es noch sehr viel mehr: Vertragsmanagement, elektronische Workflows oder die digitale Rechnungseingangsbearbeitung.
Heutige DMS-Lösungen können weitaus mehr als noch vor einigen Jahren. Es kommen neue Module und Funktionen hinzu, die speziell auf die Anforderungen der digitalen Ära zugeschnitten sind.
In der Regel ist die DMS-Software so aufgebaut, dass sie flexibel erweitert und individuell angepasst werden kann. Je nach Anforderungen kann auch mit einer „kleinen“ Lösung gestartet werden, die sich später ausbauen lässt.
Es lohnt daher, auf den Einsatz einer modernen DMS-Lösung zu setzen, um den ersten Schritt in Richtung digitale Transformation zu gehen.
Worauf kommt es bei der Digitalisierung wirklich an? Wie hält man den Betrieb aufrecht? Wo fängt man an? Fragen Sie uns, wir kennen die Antworten. Gemeinsam finden wir die richtige Lösung für Sie!
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