Hilfe, ich werde auditiert!

Schau Dir die Einladung zum internen Audit an. Hierin findest Du auch den zeitlichen Ablauf. Wenn Du Fragen hast, wende Dich an den/die interne/n Auditor*in. Er oder sie informiert Dich z. B. über die Anforderungen aus den Normen, ggf. auch zu Gesetzen oder behördlichen Richtlinien, wozu Fragen in Deinem Bereich gestellt werden können. Auch Risiken (Gefahren und Chancen) zu Deinen Prozessen und die Verfügbarkeit von Wissen könnten Themen sein. Mit mehr Informationen dazu gehst du schon viel entspannter ins interne Audit.

Überprüfe, ob alles auf dem neuesten Stand ist. Sind alle Deine relevanten Prozesse so wie sie aktuell durchgeführt werden und vollständig beschrieben, inklusive z. B. Stellvertreter, relevante Dokumente, Anleitungen zu genutzten Tools? Sind alle dokumentierten Informationen so formuliert, dass ein*e neue*r Kolleg*in sich damit selbstständig ins Thema einlesen kann?

Schnittstellen in einem Managementsystem entstehen immer dann, wenn mehrere Bereiche in den Prozessabläufen involviert sind. Das können etwa andere Unternehmensbereiche sein, z.B. wenn ein Prozessschritt als Teilaufgabe in einem Bereich erfolgt und danach an einen anderen übergeben wird. Auch mit externen Dritten wie Partnern, Agenturen oder Dienstleistern und weiteren interessierten Parteien können Schnittstellen bestehen (häufig der Fall im Einkauf, Marketing oder Personalbereich). Um hier reibungslose Abläufe zu gewährleisten, ist eine gute Schnittstellendokumentation (Wechselwirkungen) und die zeitnahe Information aller Beteiligten besonders bei Prozessänderungen extrem wichtig. Hier eine Beispiel-Abbildung:

Mit einer QM-Software werden Schnittstellen auf einen Blick sichtbar.

Diese Abbildung macht die Prozesszusammenhänge (für vor- und nachgelagerte Prozessabläufe) nachvollziehbar. „Das Ziel ist ein ganzheitliches Wissensmanagement, damit alle im Kollegium auf demselben Stand sind oder sich zumindest schnell auf diesen bringen können,“ fasst es Marco Schupp in diesem Artikel gut zusammen.

Nicht nur hinsichtlich der genannten Schnittstellen ist ein gutes Dokumentenmanagement unerlässlich. Achte beim Erstellen und Überarbeiten Deiner Dokumente darauf, dass diese einfach (leicht verständlich), aktuell, übersichtlich und vor allem vollständig sind. Frage Dich: Ist das Dokument so, dass andere es ohne Erklärung verstehen? Was kannst Du vereinfachen, um den Nutzern die Arbeit mit dem Dokument so einfach wie möglich zu machen? Unterliegt dieses Dokument einem Vier-Augen-Prinzip? D.h. muss es z. B. von Vorgesetzten, anderen Bereichen oder vom QMB freigegeben werden?

Seit der Neufassung der ISO 9001 im Jahr 2015 ist die Identifizierung von Risiken und Chancen ein wesentlicher Bestandteil der Norm geworden. Risiken, d. h. Gefahren und Chancen, sind oft miteinander verbunden und müssen identifiziert und behandelt werden. Diese sind meist nicht nur strategisch, sondern auch operativ zu betrachten. Zur Risikobehandlung gehört die Bewertung der Auswirkung und der Wahrscheinlichkeit in regelmäßigen Abständen (Bewertungszeitraum).

Bsp. für eine Risikomatrix

Relevante Maßnahmen solltest Du anschließend gemäß der Risikostrategie auslösen, um die Gefahren z. B. zu vermeiden, zu vermindern oder zu teilen. Eine ganzheitliche QM-Software kann Dich hierbei unterstützen. Sie ermöglicht, dass sich Prozesse, Risiken und Maßnahmen miteinander verlinken lassen. Oft wird das Risiko identifiziert, während man gerade einen Prozess anpasst. Dann ist es sinnvoll, wenn Du sowohl das Risiko bewerten und auch gleich weiter behandeln und ggf. direkt eine Maßnahme dazu auslösen kannst.

Solltest Du Dein Team bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht upgedatet haben, dann ist jetzt der richtige Moment dafür. Informiere alle Beteiligten über geänderte Prozessabläufe, neue oder geänderte Dokumente, instruiere die Schnittstellen-Verantwortlichen, was zu tun ist und denke auch an die Stellvertreter*innen. Gib relevante Informationen, die Du von dem/der Auditor*in erhalten hast, weiter: Wie wird der Ablauf sein? Wer im Team wird befragt? Kläre, ob die Personen auch zu dem Termin da sind oder ob die Stellvertretung befragt wird.

Werte den internen Auditbericht aus, den du im Nachgang von dem/der Auditor*in erhältst. Gibt es vielleicht eine gravierende Hauptabweichung, die sofort erledigt werden muss? Hierzu bedarf es ggf. eine Sofortmaßnahme. Oder waren es Nebenabweichungen, die in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet sein müssen? Auch das Verbesserungspotenzial oder eine Empfehlung seitens des/der Auditors*in helfen Dir das QMS zu verbessern. Leite entsprechende Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahmen ab, am besten gemeinsam mit Deinem Team. Beachte welche Anpassungen kurzfristig und welche langfristig umgesetzt werden müssen. Was muss unbedingt vor dem externen Audit, im nächsten Monat, im nächsten Quartal erledigt werden?

Betrachte das interne Audit als ein „genaues Hinschauen“. Dabei geraten natürlich manchmal auch Abläufe in den Blick, die noch nicht ganz optimal sind oder Geräte und Maschinen, die besser laufen könnten, kommen in den Fokus. Und genau das ist auch Sinn und Zweck des Audits. Es ist sogar erstrebenswert, dass ein fortlaufender Verbesserungsprozess (auch bekannt unter dem Begriff KVP) aus dieser Überprüfung hervorgeht, denn nur so wirst Du und Dein Unternehmen immer besser. Überlege mit Deinem Team, welche Schlüssel ihr zu Eurer Arbeitsweise, den genutzten Tools, Dokumenten oder der Schnittstellen-Übergabe ableiten könnt. Stoßt dann Maßnahmen an, die Eure Qualität verbessern. Berücksichtigt hierbei auch Eure Qualitäts-, Abteilungs- und Unternehmensziele.