Warum getrennt? Vereine Dein Compliance Management und Dein Wissensmanagement

Warum sich Compliance Management und Wissensmanagement gut ergänzen

Wir leben und arbeiten in einer Wissensgesellschaft. Dieses Wissen sichert uns einen Innovations- und Wettbewerbsvorsprung. Ist jedoch auch verbunden mit einem stetigen Fluss an Informationen. Zudem müssen wir Richtlinien, Regularien, Gesetze beachten, um rechtssicher (compliant) zu sein. Weitere Herausforderung sind Wissensverluste durch häufige Mitarbeiterwechsel, steigende Fluktuation und Fachkräftemangel. Wie kann man also das Verwalten von Compliance-Auflagen und Unternehmenswissen optimal zusammenbringen? Am besten mit einer digitale Lösung, denn die erleichtert vieles.

Gutes Compliance Management braucht Digitalisierung

Organisationen sind heute stark gefordert. Die Vorgaben, die der Gesetzgeber, Partner oder Lieferanten machen, die durch Normen vorgegeben sind, oder die sich Deine Organisation selbst auferlegt hat, wollen alle erfüllt sein, wenn Du compliant (=regeltreu) handeln möchtest. Hält ein Unternehmen diese Regularien nicht ein, drohen zivilrechtliche Strafen oder Bußgelder, aber auch Image-Schäden oder der Entzug von Betriebsgenehmigungen. Gutes Compliance Management hilft, diese Standards einzuhalten.

Die Herausforderung: Die relevanten Informationen sind oft sehr kompliziert, nicht eindeutig und häufigen Änderungen unterworfen. Außerdem musst Du aus komplexen Texten leicht verständliche, konkrete ToDos für die Betroffenen ableiten. Und das nicht nur ad hoc, sondern auch präventiv, um Organisationsverschulden in der Zukunft zu vermeiden. Mit einer Software für Compliance Management arbeitest Du effizient und organisierst alles zentral. Vorschriften, Aufgaben, Deadlines – alles in einem System.

Warum Du neben Compliance Management auch Wissensmanagement betreiben solltest

Wissensmanagement macht im Grunde dasselbe wie Compliance Management. Es bringt Leichtigkeit in komplexe Zusammenhänge. Wissensmanagement macht sichtbar, wo Wissen in Deiner Organisation steckt und macht dieses Wissen für alle Beteiligten zugänglich. Dieses Wissen benötigst Du und Deine Kolleg:innen um Eure Unternehmensziele zu erreichen.

Compliance Management möchte auf lange Sicht auch die Unternehmensziele erreichen, wofür es im Vorfeld die regulatorischen Standards, Richtlinien oder Pflichten umsetzen möchte. Hierfür ist das Wissen um Gesetze, Richtlinien, Normen also ganz zentral. Beim Wissensmanagement kommt zusätzlich noch Prozess- und Erfahrungswissen der Mitarbeitenden zum Tragen. Wissensmanagement ist also weiter gefasst als Compliance Management.

Wissensmanagement hilft Deiner gesamten Organisation Wissen zu bewahren (generieren, aufbereiten, speichern) und auszubauen (erweitern, aktualisieren, kuratieren, teilen, vermitteln, erweitern, aktualisieren) – auch über die Bereiche hinaus, die die Compliance-Vorgaben betreffen.

Wie unterstützt Wissensmanagement dabei, die Unternehmensziele zu erreichen?

Transparenz und Klarheit ist eines der Hauptvorteile, die Wissensmanagement mit sich bringen. Sie nehmen Einfluss auf die folgenden Punkte:

• Effizienz: Mit Hilfe von Wissensmanagement können Aufgaben schneller und zielorientierter erledigt werden. Je umfangreicher das Wissen, umso produktiver die Arbeit, egal ob im Kundenservice, dem Controlling oder der Entwicklung.
• Zusammenarbeit: Die Dokumentation zeigt auf, wo etwa Wissenssilos liegen und wo Schnittstellen optimiert werden müssen.
• Onboarding: Strukturiertes Wissen ist wie “Hilfe zur Selbsthilfe”. Es hilft beim ersten Lernen des Neuem und natürlich bei jedem weiteren Nachschlagen von Arbeitsanweisungen, Gerätehandhabungen, Dokumentenvorlagen, usw.
• Zufriedenheit: Durch Transparenz und Struktur in Prozessen, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Anweisungen, etc. entsteht Sicherheit. Das verschafft im Alltag Effizienz und in stressigen Situationen verlässliche Standards. (Und zufriedenere Mitarbeiter: innen wirken sich auch Deine Arbeitgeber-Attraktivität aus. 😉)
• Stetige Verbesserung der Qualität: Es geht nicht nur darum, Wissenstransfer anzuregen, sondern auch eine Wissenskultur zu etablieren, in der jede:r daran mitarbeitet, aus Misserfolgen zu lernen. Lasst ihr Eure Erkenntnisse in Produktverbesserungen, in die Reklamationsbearbeitung oder in die Akquise einfließen, werdet ihr stetig besser.
• Kosteneinsparung: Alle o.g. Punkte drehen sich um Effizienz und Zeit und haben damit direkten Einfluss auf die Kosten. Effizienteres Arbeiten bedeutet zeitsparendes Arbeiten insbesondere, wenn verschiedene Standorte ins Spiel kommen.
• Kundenzufriedenheit: Alle genannten Vorteile münden im großen Hauptziel.

Brauchst Du eine Schnittstelle zwischen Deinem Compliance Management und Deinem Wissensmanagement?

Compliance kann als Teil eines etablierten Wissensmanagements eingebunden werden, etwa beim Festlegen oder Lenken von Prozessen, stetigen Verbesserungsprozessen oder der Kontrolle von Abläufen und Ergebnissen. So können die zertifizierungs- und revisionssicheren Nachweise, die fürs Compliance Management benötigt werden, auch über ein Wissensmanagement-System geführt werden.

Eine Schnittstelle macht Sinn, ja. Denn wie beschreiben, laufen gewisse Prozesse, Regularien und Vorschriften zusammen. Wie diese Stelle gestaltet sein muss, hängt sehr von der Organisation ab. Am besten jedoch digital.

Warum solltest Du Compliance Management und Wissensmanagement digital betreiben?

Die Vorteile, die sich daraus ergeben, wenn Du alles an einer zentralen Stelle pflegst, liegen auf der Hand:

• Informationen und Wissen sind stets up-to-date (durch automatisches Aktualisieren an zentraler Stelle)
• Du kannst die Qualität der Informationen und Daten bestimmen, wenn Du sie zentral speicherst
• eine Suchfunktion spart allen User:innen Zeit und Nerven
• Standort-übergreifendes Arbeiten (in mehreren Sprachen, nach landesspezifischen Normen, Gesetzen, Qualitätsanforderungen)
• Klare Verantwortlichkeiten geben Handlungsrahmen und Sicherheit vor
• Du schaffst Transparenz über komplexe Sachverhalte
• Du sparst Zeit, Ressourcen und Aufwand

Fazit

Integrierst Du Deine Compliance Bemühungen in ein Wissensmanagement, kann Deine gesamte Organisation nur davon profitieren. Deine Lösungen sollten immer so nachhaltig und so effizient wie möglich genutzt werden. Denn jede Software-Lösung wird immer nur dann gerne eingesetzt, wenn ihre User:innen ihren Sinn verstanden haben und sie für hilfreich für ihren Arbeitsalltag befinden.

Wichtig ist jedoch, dass es eine:n Verantwortliche:n für Compliance und eine:n für Wissensmanagement in Deiner Organisation gibt. Diese können sich in ihren Aufgabenbereichen sogar überschneiden (sowie im Aufgabenbereich des/der Qualitätsmanagement-Beauftragten). Wer immer nun genau in Deinen Unternehmen zuständig sein sollte, es ist wichtig, dass sich jemand damit beschäftigt, wie die Strukturen zwischen diesen einzelnen Bereichen abgebildet und gepflegt werden können. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn sich jemand zuständig fühlt, sowohl eine Compliance- wie auch eine Wissensmanagement-Kultur in der Organisation zu etablieren und als gutes Beispiel vorangeht.

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