Wissenskultur im Unternehmen etablieren

Gewusst wie!

Unternehmenswissen nachhaltig pflegen und nutzen ist für viele Unternehmen ein aktuelles und wichtiges Thema. Gerade für das Qualitätsmanagement und reibungslos funktionierende Prozesse sind einheitliche Vorgehensweisen unverzichtbar.  Trotzdem gibt es in den meisten Organisationen keine fest verankerte Wissenskultur. Wieso es sich lohnt diese zu etablieren? Und was genau unter Wissenskultur zu verstehen ist, erfährst Du in diesem Artikel.

Was ist Wissenskultur im Unternehmen?

Viele Unternehmen und Organisationen beschäftigen sich gerade jetzt in der Pandemiezeit damit, wie genau eine „wissensorientierte Unternehmenskultur“ aussehen könnte und wie sie im Unternehmen umgesetzt und gelebt werden kann. Beispiele für wissensorientierte Strukturen sind vielfach zu beobachten - etwa im Vereinswesen, in der Erwachsenenbildung oder Kultur sowie natürlich auch im Qualitätsmanagement. Das angewandte Muster ist hierbei oft sehr ähnlich: Erfahrene Wissensmanager geben durch (spielerische) praktische Arbeit ihre Informationen an die kommenden Generationen weiter. Beim Sport zum Beispiel gibt es bei der Wissensweitergabe keine Barrieren seitens des Wissensgebers. So wollen die „Senioren“ nahezu immer einen möglichst kompletten Wissenstransfer mit allen Tricks und Kniffen. Meistens ist diese Art der Wissensvermittlung nicht kurzfristig umsetzbar, weil man dafür Übung und Zeit braucht.  Hilfestellungen oder auch Hinweise und Tipps werden somit nach und nach umgesetzt und vertieft.
Hier wird also automatisch das Wissensmanagement als auch das Qualitätsmanagement sowie die Qualitätssicherung mit ins Spiel gebracht. Die Vorgehensweise basiert auf dem Zugriff von bestehenden Informationen, die wiederverwendet und ggf. vor dem Gebrauch ergänzt und aktualisiert werden. Dadurch sind die relevanten Informationen immer auf dem neuesten Stand. Auf nicht mehr benötigtes oder veraltetes Wissen kann im Bedarfsfall aber noch zugegriffen werden, auch wenn es momentan nicht weiter genutzt wird.  Der Fokus liegt also automatisch auf der Dokumentation und dem Zugriff auf die bedeutsamen Informationen. Eine zusätzliche Unterstützung liefert eine Dokumentenverwaltung. So lässt sich sicherstellen, dass keine Dokumentenleichen in den Ordnern liegen und immer die aktuelle Version ersichtlich ist.

Warum ist die Kultur für Unternehmen so wichtig?

Die Arbeit an der Informationskultur und der Wissenstransfer im Unternehmen funktioniert am einfachsten durch definierte Beispiele und Vorbilder. Um nochmal den Sport als Beispiel zu nennen, wobei einzelne Spieler oder Mannschaften als Vorbild und Motivation für andere Spieler oder Teams sein können. Dadurch wird eine stabile Grundlage geschaffen und der Grundstein für eine schnelle Weiterentwicklung für das gesamte Team gelegt. Darauf aufbauend können weitere Maßnahmen planmäßig durchgeführt werden, wie beispielsweise die Verbesserung der Kommunikation mit den entsprechenden Zielgruppen, die Gewinnung von Sponsoren, das Einbeziehen von Teammitgliedern.
Auf ähnliche Weise kann man auch kollektives Wissen in Unternehmen und Organisationen verfügbar machen. Dabei sollen z. B. Kunden auf Ihre Anfragen konsistente, schnelle und vollständige Antworten erhalten. Außerdem sind Mitarbeitende von Organisationen, in denen viele Informationen zusammenfließen, dadurch in der Lage, einen optimalen Service zu leisten.
Die aktuelle Lage zeigt deutlich, dass es neben den direkten Ansprechpartnern und internen Absprachen neue Methoden geben muss, das Wissen auch aus dem Home-Office und mit Kontaktbeschränkungen zugänglich zu machen. Unternehmen werden also durch die Umstände genötigt, sich unbedingt Gedanken über die Bereitstellung, Erfassung und Pflege des nötigen Wissens im laufenden Betrieb zu machen. In der Zeit vor der Corona-Pandemie war es normal, schnell in das Büro nebenan zu gehen und hier den entsprechenden Kollegen, der das Wissen hat, danach zu fragen. Dies ist jedoch nicht unbedingt immer die beste Lösung, da der Wissensträger in seiner Arbeit unterbrochen wird oder eventuell gar nicht erreichbar ist. Aktuell ist dies nahezu unmöglich, und wir werden uns daran gewöhnen müssen, die Antworten auf eventuelle Fragen auf andere Weise zu beschaffen bzw. bereitzustellen. Hierzu muss man natürlich die richtigen Werkzeuge und Methoden kennen und einsetzen.

Welche Schritte sind bei der Einführung einer Wissenskultur zu beachten?

Jedes Unternehmen und jeder Einzelne betreibt in einer Art und Weise – unbewusst oder auch bewusst – Wissensmanagement. Hierbei werden Informationen gesammelt, idealerweise verteilt, dokumentiert und gesichert, damit sie entsprechend genutzt werden können. Der jeweilige Bedarf ist bestenfalls mit einer geeigneten Kommunikations- und Informationstechnologie abgedeckt. Dies ist bis zu einem definierten Grad in vielen Unternehmen auch schon der Fall. In der Praxis bereits bekannte und bewährte Tools lassen sich hierfür einfach einführen und können auch mobil verwendet werden. Hierzu zählen zum Beispiel Wikis, Blogs, FAQs. Trotzdem sieht eine Vielzahl von Mitarbeitenden hier weiteren Handlungsbedarf in sämtlichen Bereichen. Denn Wissensmanagement ist heutzutage weit mehr als nur die Dokumentation des Wissens eines Unternehmens oder einer Organisation.  Die Nutzung lässt sich auch nicht auf das Suchen und Sichern von Informationen beschränken. Dazu müssen z. B. kulturelle und auch strukturelle Bedingungen und eine Qualitätssicherung berücksichtigt werden, aber auch eventuelle Barrieren erkannt und abgebaut werden.

Wie können Hemmnisse bei der Einführung abgebaut werden?

Die grundsätzlichen Schritte zum Abbau von Hindernissen ist vor allem die Verminderung der Komplexität. Dies lässt sich durch eine gute Einarbeitung in die Tools sowie durch einen strukturiert und interessant gestalteten Wissensaustausch erreichen. Somit ist es wichtig, die Auswahl, der bei der Einführung involvierten Personen, gemäß dem erforderlichen Wissen und bereichsübergreifend, zu treffen und entsprechende Schnittstellen zu berücksichtigen. Weiterhin ist es von Vorteil, Schulungen und Workshops mit den entsprechenden Personen lösungsorientiert und zielführend durchzuführen. Dabei werden den Mitarbeitenden die richtigen Methoden und Werkzeuge an die Hand gegeben, wie z. B. die Turtle-Analyse, die 5-Why-Methodik oder das Ishikawa-Diagramm. Außerdem kann Coaching bei bestimmten Anforderungen hilfreich eingesetzt werden, um u. a. den Ansatz des lebenslangen Lernens zu unterstützen.

Das Unternehmenswissen zu dokumentieren sollte also leicht und schnell möglich sein, sonst gibt es Hemmnisse bei der späteren Umsetzung. Dies führt zu ungepflegten und veralteten Systemen. Darüber hinaus ist es wichtig eine gute Suchfunktion zu haben, um Informationen schnell zu finden. In diesem Zusammenhang wird, gerade mit Blick auf die Zukunft, die Verwendung von Algorithmen und Machine Learning thematisiert. Nicht, um einen realen Menschen zu ersetzen, sondern um die Lösungsfindung zu erleichtern. Die Entscheidung, welche Informationen im Kontext einer Frage Bedeutung haben, wird aber immer noch der Mensch treffen müssen.

Durch die gemeinsame und schnittstellenübergreifende Dokumentation des Wissens und die Erarbeitung von entsprechenden Prozessen wird bei den Beteiligten die Zugehörigkeit und die Bedeutung sowie Wertigkeit der eigenen Aufgaben bestätigt. Das schafft Vertrauen und Verständnis den anderen Beteiligten gegenüber. Über besondere Storytelling-Methoden und auch die bildhafte Aufbereitung von Anforderungen können auf diese Weise auch komplexe Sachverhalte und Risiken deutlich dargestellt werden.

Titelbild: © hakase420, stock.adobe.com

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